Ny hjemmeside - Har vi brug for en krav­specifikation?

Mange hjemmesider bygges uden en kravspecifikation. Og det er lidt overraskende, med tanke på at hjemmesiden for de fleste virksomheder er omdrejningspunktet for deres digitale kommunikation. Samtidig fungerer kravspecifikationen både som forventningsafstemning, udviklingsdokument og kontrakt for samarbejdet med leverandøren (udvikler). Det er derfor helt afgørende for projektets succes, at I anvender den nødvendige tid, til at udarbejde en grundig kravspecifikation.

Har I fået nok ud af jeres eksisterende hjemmeside? Eller har den leveret en lidt flad oplevelse og egentlig kun fungeret som en brochure for virksomheden – selvom forhåbningerne var mange?

Ville det ikke være rart at vide, at jeres kommende hjemmeside, var bygget til jeres brugere, modtog al den trafik som den kunne, var optimeret til at konvertere denne trafik til kontakter og leads og dermed understøttede jeres salgsarbejde og forretningsmål på den bedst mulige måde? Alt dette hjælper kravspecifikationen jer med, ved at sætte hjørneflagene for projektet, og sikre at jeres samarbejdspartner kan levere den hjemmeside som I ønsker.

At bygge en hjemmeside uden kravspecifikation svarer til at gå i gang med at bygge et hus, uden at have en arkitekttegning eller projektplan. Det kan godt være, at det kommer til at ligne et hus, men det vil med stor sandsynlighed ikke se ud og fungere præcis som du havde forestillet dig. Og samtidig kan det være svært at tilpasse til dine ønsker, når det først står færdigt.

Samtidig, er det at udarbejde en kravspecifikation og en projektplan, en rigtig god øvelse for både kunde og for udvikler. Kravspecifikationens fornemmeste opgave er nemlig, at fungere som forventningsafstemning imellem parterne og sikre at den leverede hjemmeside (app, intranet, IT system, etc) lever op til de behov som virksomheden har.

Udover at skabe en fælles forståelse for projektet, er der flere andre grunde til, at kravspecifikationen er vejen til et succesfuldt webprojekt.

Med moderne teknologi er det ikke synderligt svært at lave en hjemmeside. Der findes mange gratis systemer og guides til at skabe dem selv. Udfordringen ligger i at skabe en kommunikationsplatform, som både tilgodeser jeres kunder og som understøtter jeres forretningsmål. For at skabe maksimal værdi, skal en hjemmeside nemlig kombinere forretningsstrategi og organisationsmål med informationsarkitektur, user experience (UX), design, kommunikation, teknik og målgruppefokus.

At skabe en hjemmeside, svarer til at skabe et skræddersyet produkt til jeres kunder. Det er derfor lige så vigtigt, at dette produkt er baseret på kundeindsigt og forståelse for kommunikation og forretningsværdi som på teknik og design. Jeres samarbejdspartner bør have kompetencer indenfor alle disse områder.

Derudover hjælper kravspecifikationen med at sikre, at udviklerne har den fornødne viden om jer som organisation og jeres målgruppers motivation og forventninger til organisationen. Denne viden, sammen med ekspertise indenfor design og teknisk udvikling, sikrer at man skaber en hjemmeside, der er optimeret til både brugere og organisation – nu og i fremtiden.

Jeres hjemmeside skal understøtte jeres kommunikation og markedsføring. Derfor er det vigtigt at tage højde for, hvordan I markedsfører jer, når man skaber hjemmesiden. Gør i særligt brug af video. Skal der være rum til at andre kan blogge på hjemmesiden? Afholder I events? Rekrutterer i medarbejde igennem hjemmesiden? Skal jeres sælgere have adgang til træning eller viden direkte på hjemmesiden, som de kan anvende i deres arbejde?

Inden I begynder at overveje hvordan hjemmesiden skal se ud, bør I tænke over, hvordan den skal bruges – både af jeres besøgende, men også af organisationen.

Uden en præcis kravspecifikation er udvikleren typisk nødt til at gætte sig til nogle af jeres behov, og tage højde for denne usikkerhed i budgetestimatet. Når udvikleren så bliver klogere i løbet af projektet, er der ikke en aftale at forholde sig til, og resultatet er enten et dyrere projekt, at der må skæres hjørner eller at udvikleren ikke modtager betaling for en del af arbejdet.

Samtidig, tager det tid at udvikle en velfungerende og optimeret hjemmeside, og jeres kommende hjemmeside skaber først værdi, når den er live. Med udgangspunkt i en grundig kravspecifikation, er det nemmere at afgøre, hvilke elementer der er vigtigst og hvilke der enten kan vente eller som ikke er nødvendige. Et bedre overblik gør det for eksempel muligt at udvikle hjemmesiden i faser, så man kan gå live med de vigtigste elementer, og skabe værdi med dem, imens resten udvikles. Dialogen omkring kravspecifikationen kan også give anledning til at teste om nogle elementer overhovedet er nødvendige, og på den måde sikre, at man ikke anvender tid og ressourcer på at udvikle noget der ikke er behov for.

Det er ikke nok at afsætte budgettet til den kommende hjemmeside. Der skal også afsættes tid og ressourcer til løbende håndtering, indholdsudvikling og optimering af hjemmesiden, hvis I skal have fuld værdi for investeringen.

Arbejdet med kravspecifikationen giver mulighed for dialog internt omkring, hvem der har ansvaret for de forskellige områder på hjemmesiden. I kan dermed også bedre fordele, hvor budget og ressourcerne skal komme fra.

Denne proces fungerer ofte som et internt reality check på om deadlines kan nås og om man har afsat nok tid og budget til at nå ambitionsniveauet.

Det er ikke nemt at skrive en rigtig god kravspecifikation, hvis man ikke har prøvet det før, og derfor lader mange også være. Igennem den seneste tid, har vi spurgt en række kunder, om hvorfor de holdt igen med at skrive en kravspecifikation, før de indledte et samarbejde med os og vi hjalp dem. Grundene varierer, men typisk hører vi tre grunde:

Mange forventer at deres samarbejdspartner står for at afdække deres behov. At udarbejde kravspecifikationen sammen, er en af vores foretrukne måder at indlede et samarbejde på. Desværre oplever vi, at mange leverandører ikke holder fast i at den skal udarbejdes og i stedet går i gang med at designe hjemmesiden uden – og så er man jo lige vidt.

Samtidig er det vigtigt at anerkende, at samarbejdspartneren er ekspert indenfor kommunikation, design og udvikling – og ikke nødvendigvis ekspert i jeres virksomhed, branche, marked og brugere. Derfor er det samspillet imellem jeres viden og samarbejdspartnerens viden, der skaber den gode hjemmeside til jer.

En af de grunde vi oftest støder på, er frygten for ikke at skrive en god nok kravspecifikation. Ikke at få alt med eller at få skrevet noget, hvor man udstiller sin manglende viden indenfor digital udvikling.

Vores udgangspunkt er altid, at der ikke er nogen dumme spørgsmål. Vi vil langt hellere have en kravspecifikation, hvor vi er nødt til at spørge ind til en masse ting, end ikke at modtage en. Den dialog der opstår, er netop med til at indlede et godt samarbejde, og sikre at man får en fælles forståelse for opgaven. Det gør også dialogen nemmere, hvis det senere viser sig, at der er tilføjelser eller ændringer.

Specielt i større organisationer, kan det være tidskrævende at afdække alle behov og sikre at alle afdelinger bliver hørt. I en travl hverdag med skarpe deadlines, kan man derfor føle sig tvunget til at sætte projektet i gang uden en færdig kravspecifikation.

Desværre ender man ofte med at bruge mere tid på et projekt der ikke er specificeret. Ofte er grunden at de afdelinger der ikke blev hørt indledningsvis, senere har en holdning til det færdige projekt. Det er derfor sjældent, at man sparer tid ved at skynde sig i denne indledende fase af projektet.

Så kontakt os, for at høre mere omkring vores metoder, og hvordan vi kan hjælpe jer med at løse jeres projekt, så I får det maksimale ud af det.